|
๑. งานบริหารจัดการประชุมและคณะกรรมการ (Meeting & Committee Management)
- วางแผนและจัดทำปฏิทินการประชุมของคณะ ได้แก่ การประชุมอาจารย์ การประชุมสำนักงานคณบดี การประชุมหัวหน้างาน
- ประสานงานการจัดเตรียมการประชุมตั้งแต่ต้นจนจบ ได้แก่ ประสานรวบรวมวาระการประชุมจากหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบความครบถ้วนและความถูกต้องของเอกสารประกอบการประชุม จัดทำหนังสือเชิญประชุมและแจ้งกำหนดการล่วงหน้า
- ดำเนินการจัดเตรียมสถานที่และระบบการประชุม จองห้องประชุม จัดเตรียมอุปกรณ์ โสตทัศนูปกรณ์ และระบบ IT รองรับการประชุมรูปแบบ Onsite/Online/Hybrid โดยใช้ระบบ Cisco Webex, Microsoft Teams, Zoom และ Google Meet
- จัดทำรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ บันทึกการประชุมอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นระบบจัดทำรายงานการประชุมอย่างน้อย ๓ การประชุมต่อเดือน เสนอรายงานการประชุมเพื่อพิจารณารับรองตามลำดับ
- ติดตามมติที่ประชุมและข้อสั่งการของผู้บริหาร สรุปมติและข้อสั่งการที่เกี่ยวข้อง ประสานแจ้งหน่วยงาน ที่รับผิดชอบ ติดตามความก้าวหน้าและจัดเก็บข้อมูลเป็นหลักฐาน
๒. งานพิธีการ กิจกรรม และการต้อนรับ (Protocol & Event Support)
๒.๑ สนับสนุนงานพิธีการและกิจกรรมสำคัญของคณะ เช่น การประชุมหรือกิจกรรมระดับคณะและมหาวิทยาลัย การต้อนรับผู้บริหารระดับมหาวิทยาลัย การต้อนรับคณะผู้เยี่ยมชม การตรวจประเมิน หรือการติดตามผลการดำเนินงาน (เช่น PA-Visit)
๒.๒ จัดเตรียมเอกสารและกำหนดการด้านพิธีการ จัดทำกำหนดการ ลำดับพิธี รายชื่อผู้เข้าร่วม ประสานงาน กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอก
๒.๓ ดูแลและอำนวยความสะดวกในวันจัดกิจกรรม ประสานงานหน้างาน ดูแลความเรียบร้อยของการประชุมหรือพิธีการ รวบรวมเอกสารและจัดทำสรุปรายงานผลหลังเสร็จกิจกรรม
๓. งานธุรการและสารบรรณ (Administrative & Document Management)
๓.๑ ดำเนินงานด้านสารบรรณและเอกสารราชการ รับ–ส่งหนังสือราชการ และเอกสารภายใน–ภายนอกตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารก่อนเสนอผู้บังคับบัญชา บริหารจัดการเอกสารผ่านระบบ e-Document อย่างน้อยวันละ ๒ รอบ
๓.๒ จัดเก็บและบริหารฐานข้อมูลเอกสารอย่างเป็นระบบ จัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ PDF บันทึกข้อมูลเอกสารเข้า–ออกในรูปแบบฐานข้อมูล (Excel) แยกหมวดหมู่รายเดือน / รายปี เพื่อความสะดวกในการสืบค้นใช้ระบบสารสนเทศ เช่น Google Drive หรือ OneDrive
๓.๓ จัดพิมพ์และจัดทำหนังสือราชการ หนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือเชิญ หนังสือขอบคุณ เอกสารตามที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา
๓.๔ รับผิดชอบดำเนินการเกี่ยวกับการเลือกตั้งคณะกรรมการชุดต่าง ให้เป็นไปตามข้อบังคับ ระเบียบ
และประกาศที่เกี่ยวข้อง ครอบคลุม (๑) การเลือกตั้งกรรมการประจำคณะ ทั้งประเภทผู้แทน
สายวิชาการและผู้แทนสายสนับสนุน (๒) การเลือกตั้งกรรมการสภาคณาจารย์และผู้แทนบุคลากรของคณะเพื่อไปทำหน้าที่ในระดับมหาวิทยาลัย และ (๓) การเลือกตั้งคณะกรรมการชุดเฉพาะที่กำหนดให้ใช้วิธีการเลือกตั้ง เช่น คณะกรรมการสรรหาหัวหน้างาน คณะกรรมการประเมินผลการปฏิบัติงาน และคณะกรรมการอื่นตามที่ผู้บริหารมอบหมาย
๓.๔.๑ ขั้นเตรียมการ - ศึกษาข้อบังคับ ระเบียบ และประกาศที่เกี่ยวข้อง ยกร่างประกาศและคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินการเลือกตั้ง จัดทำบัญชีผู้มีสิทธิเลือกตั้ง และประชาสัมพันธ์กำหนดการและช่องทางการสมัคร/ลงคะแนน
๓.๔.๒ ขั้นดำเนินการ - รับสมัครและตรวจสอบคุณสมบัติผู้สมัคร จัดเตรียมสถานที่ หีบบัตร บัตรลงคะแนน หรือระบบ e-Voting ทำหน้าที่เลขานุการคณะกรรมการดำเนินการเลือกตั้ง กำกับการลงคะแนนและนับคะแนนให้ถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้
๓.๔.๓ ขั้นหลังการเลือกตั้ง - จัดทำรายงานผลการเลือกตั้ง เสนอผู้บริหารเพื่อประกาศผลอย่างเป็นทางการ ยกร่างคำสั่งแต่งตั้งกรรมการ แจ้งผลไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และจัดเก็บเอกสารตามระยะเวลาที่ระเบียบกำหนด
๔. งานสนับสนุนผู้บริหารและพัฒนาระบบงาน (Executive & System Support)
๔.๑ สนับสนุนงานสำนักงานคณบดีและผู้ที่เกี่ยวข้อง ประสานงานการนัดหมายที่เกี่ยวข้องกับภารกิจของคณะ
๔.๒ ร่วมพัฒนาและปรับปรุงระบบงานด้านเอกสารและการประชุม ปรับปรุงรูปแบบรายงานการประชุม ให้เป็นมาตรฐาน จัดทำหรือปรับปรุงแนวปฏิบัติ/คู่มือการจัดประชุมและงานสารบรรณ เสนอแนวทางการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
๕. งานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย
|
