ภาระงานที่กำหนด
1. งานเลขานุการผู้บริหาร
- ดำเนินการจัดทำหนังสือขออนุญาตไปราชการของผู้บริหาร
- ขออนุมัติงบประมาณ และการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการไปปฏิบัติงานของผู้บริหาร
- จัดเตรียมเอกสารและอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับการประชุมของผู้บริหาร
- ดำเนินการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์ภายในและภายนอก พร้อมรับ ส่งโทรสาร
- จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ให้กับหน่วยงานภายใน ภายนอก และบุคคลต่าง ๆ
- ต้อนรับอาคันตุกะของผู้บริหาร
- ประสานการนัดหมายต่างๆ
- เป็นผู้ช่วยกรองงาน เมื่อผู้บริหารมีภาระงานบริหาร งานนโยบาย งานติดตามผลการดาเนินงาน จึงไม่ค่อยมีเวลาที่จะมาติดตามงานประจำ เลขานุการจะต้องเป็นผู้ช่วยลดภาระงานประจำให้ผู้บริหาร ช่วยกรองงาน ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน พร้อมทั้งแก้ไขความผิดพลาดของงานก่อนเสนอผู้บริหาร จะต้องใช้ความรอบคอบและมีความตั้งใจในการปฏิบัติงาน
- ช่วยติดตามงานและช่วยอานวยความสะดวก เพื่อให้งานของผู้บริหารดไเนินไปอย่างราบรื่นและประสบผลสำเร็จ เลขานุการจะต้องช่วยประสานงาน ต้องสร้างความสัมพันธ์ ความจริงใจที่ดีกับทุกคนที่ติดต่อ และจะต้องอำนวยความสะดวก เป็นธุระเกี่ยวกับงานส่วนตัวให้ผู้บริหาร โดยไม่ต้องรอการสั่งเกี่ยวกับงานธุรการ
- อำนวยความสะดวกให้กับผู้บริหารในทุก ๆ ด้าน
2. งานประชุม
- ดำเนินการจัดการประชุมตามที่ผู้บริหารสั่งการ หรือประชุมตามภารกิจประจำของหน่วยงาน เช่นการประชุมคณะกรรมการประจำ การประชุมคณะกรรมการพัฒนาวิทยาเขตกาญจนบุรีและการประชุมทีมผู้บริหารวิทยาเขตกาญจนบุรี ฯลฯ
- บันทึกการประชุม จัดทำรายงาน และหรือสรุปสาระสำคัญของการประชุมให้ผู้บริหาร
- ติดตามผลการดำเนินงานตามที่หารือในที่ประชุม
- จัดเอกสารประชุมให้เป็นระเบียบง่ายต่อการสืบค้นในการอ้างอิง
3. งานเอกสารและงานธุรการ
- จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือราชการ เพื่อดำเนินการเสนอก่อนและหลัง
- พิจารณากลั่นกรองหนังสือโดยตรวจทานว่าผ่านกระบวนการจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และผู้บริหารที่กำกับดูแลให้ครบถ้วนก่อนเสนอผู้บริหารพิจารณา
- ดูแลตรวจสอบความถูกต้องของอักษร และรูปแบบหนังสือราชการจากหน่วยงานต่างๆ ก่อนนำเสนอผู้บริหารและลงนามในหนังสือ พร้อมตรวจทานหนังสือจากผู้บริหารพิจารณาสั่งการ และลงนามให้ครบถ้วน ก่อนจัดส่งคืนหน่วยงาน
-ให้ข้อมูลเบื้องต้นเพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร กรณีหน่วยงานภายใน หรือภายนอกเชิญประชุม สัมมนา ร่วมเป็นเกียรติ เป็นประธานในพิธีเปิด-ปิดงาน หากมีการกำหนดเวลาที่ซ้ำซ้อนกับภารกิจอื่นที่ได้มีการนัดหมายล่วงหน้าแล้ว
